Politika varstva osebnih podatkov v kreativno-domišljijskem natečaju »Ustvarjamo Lumpije«

Uvodno določilo

1. Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
2. Vrste osebnih podatkov, nameni in pravna podlage za obdelavo osebnih podatkov
3. Posredovanje podatkov
4. Rok hrambe osebnih podatkov
5. Pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov
6. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
7. Veljavnost politike

1. Uvodno določilo

Poslovni sistem Mercator, d. d., kot organizator kreativno-domišljijskega natečaja »Ustvarjamo Lumpije« spoštuje vaše zaupanje, ki ga izkazujete s tem, ko nam posredujete in dovoljujete uporabo vaših osebnih podatkov. Z dokumentom Politika varstva osebnih podatkov v kreativno-domišljijskem natečaju »Ustvarjamo Lumpije« (v nadaljevanju: politika) vas seznanjamo z namenom, vrsto osebnih podatkov, pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ter rokom hrambe osebnih podatkov, zbranih v okviru natečaja »Ustvarjamo Lumpije« ter vašimi pravicami na tem področju.

2. Upravljavec in pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru aktivnosti, je Poslovni sistem Mercator, d. d., Dunajska cesta 107, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: Mercator).

V Mercatorju je pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov družba Mikrocop, d. o. o., Industrijska cesta 1, 1000 Ljubljana, ki je dosegljiva na elektronskem naslovu dpo@mercator.si.

3. Vrste osebnih podatkov, nameni, pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

V okviru kreativno-domišljijskega natečaja »Ustvarjamo Lumpije« (v nadaljevanju: aktivnost) sodelujoči dovoljujejo obdelavo osebnih podatkov, ki so jih vnesli v obrazec na spletni strani https://www.mercator.si/projekti/lumpi-natecaj/obrazec, in sicer:

• ime in priimek otroka,
• ime in priimek starša oziroma zakonitega zastopnika,
• naslov,
• e-mail,
• telefonska številka,
• starost otroka,
• fotografija ustvarjene slike / lika Lumpi,
• denarna nagrada.

V okviru izvajanja aktivnosti se bodo obdelovale naslednje kategorije posameznikov:

• Otroci od 4. do 10. leta starosti;
• Starši oziroma zakoniti zastopniki otrok.

V aktivnosti se ne bodo obdelovale posebne vrste osebnih podatkov, se bodo pa po predhodnem pisnem soglasju starša oziroma zakonitega zastopnika obdelovali zgornji osebni podatki otrok. Ker gre za obdelavo osebnih podatkov občutljivih kategorij, se je pred izvedbo aktivnosti izvedla ocena učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov otrok.

Osebni podatki se obdelujejo za namene izvedbe aktivnosti, in sicer za naslednje namene:

• za promocijo aktivnosti in neposredno trženje v medijih in na družbenih omrežjih,
• za komunikacijo s sodelujočimi in nagrajenci,
• za prijavo na natečaj »Ustvarjamo Lumpije«,
• za hrambo osebnih podatkov sodelujočih za čas izvajanja natečaja,
• za posredovanje in ocenjevanje prispelih fotografij likov Lumpija ocenjevalni komisiji,
• za objavo zmagovalcev natečaja,
• za posredovanje osebnih podatkov zmagovalcev natečaja FURS.

Za vse zgornje namene je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov otrok in njihovih staršev oziroma skrbnikov, privolitev sodelujočih, ki bodo ob prijavi za sodelovanje v aktivnosti preko spletnega obrazca odkljukali, da soglašajo s:

• Splošnimi pogoji kreativno-domišljijskega natečaja »Ustvarjamo Lumpije« in
• Politiko varstva osebnih podatkov v kreativno-domišljijskem natečaju »Ustvarjamo Lumpije«.

3.1 Obdelava osebnih podatkov mladoletnih otrok do 16. leta starosti

Otrok, ki še ni dopolnil 16 let, potrebuje predhodno soglasje starša / skrbnika za obisk in uporabo Mercatorjeve spletne platforme. Če kljub našemu razumnemu prizadevanju do obdelave osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, vseeno pride, bo Mercator, takoj ko se bo s tem seznanil, prenehal obdelovati njihove osebne podatke.

Na kreativno-domišljijskem natečaju »Ustvarjamo Lumpije« bodo lahko sodelovali samo otroci, ki so jih prijavili straši oziroma zakoniti zastopniki in ob tem podali soglasje za obdelavo osebnih podatkov otrok iz tretje točke. V kolikor takšnega soglasja starš oziroma zakoniti zastopnik ne bo podal ali pa ga bo kasneje umaknil, se šteje, da odstopa od sodelovanja v kreativno-domišljijskem natečaju »Ustvarjamo Lumpije«, posledično pa se bodo vsi njegovi osebni podatki prenehali obdelovati in brisali v skladu s peto točko.

Starši otrok, ki bodo ustvarili najboljše like Lumpija po izboru ocenjevalne komisije, bodo lahko podali posebno soglasje za obdelavo fotografij njihovih otrok za namen izvajanja marketinških aktivnosti v javnih medijih in družbenih omrežjih v povezavi z izvajanjem kreativno-domišljijskega natečaja »Ustvarjamo Lumpije«. Primer obdelave vključuje objavo slike otroka skupaj z nagrajenim likom Lumpija v medijih.

4. Posredovanje podatkov tretjim osebam ter posredovanje podatkov v tretje države

Osebne podatke prijavljenih bo po navodilih upravljavca obdelovala agencija INNOVATIF, družba za razvoj komunikacijskih konceptov, d.o.o., davčna številka: SI 32693770, matična številka: 1963414000, s sedežem na naslovu Poljanski nasip 6, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju besedila: »obdelovalec podatkov«), kot pogodbeni obdelovalec podatkov, in sicer znotraj CMS-ja (Silverstripe) za urejanje spletnega mesta www.mercator.si, kjer se bo nahajal spletni obrazec za zajem osebnih podatkov. Podatki bodo shranjeni na strežnikih upravljavca.

Strežniki se nahajajo v Sloveniji, zato ne gre za iznos podatkov v tretje države.

Dostop do osebnih podatkov imajo samo spodaj navedene osebe:

• predstavnik Mercatorja, projektni vodja, ocenjevalna komisija,
• predstavnik obdelovalca: projektni vodja, sistemska podpora.

5. Rok hrambe osebnih podatkov

Podatki o izplačilih nagrad nagrajencev se hranijo deset let, ostali osebni podatki pa se hranijo do izbrisa, in sicer še trideset dni po zaključku natečaja oziroma najdlje eno leto od podane prijave. Šteje se, da je natečaj zaključen, ko se izplačajo nagrade vsem nagrajencem.

6. Pravice sodelujočih v zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Sodelujoči imajo v zvezi z osebnimi podatki pravice, ki so naštete v nadaljevanju. Mercator pred izvrševanjem pravice preveri identiteto posameznika, ki sprašuje po svojih pravicah. Posameznik svojo zahtevo po seznanitvi odda z obrazcem pisno na info@mercator.si ali na naslov Kontaktni center Mercator, Dunajska cesta 103, 1000 Ljubljana.

Mercator izpolni upravičene zahteve v roku enega meseca, v primeru kompleksnosti zahtev oziroma večjega števila zahtev, se lahko rok izpolnitve podaljša še za dva meseca. Mercator o takem podaljšanju in razlogih zanj obvesti posameznika.

Pravice sodelujočih:

a) Preklic privolitve: Posameznik ima pravico, da prekliče privolitev (soglasje) za obdelavo, kadar obdelava temelji na privolitvi, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

b) Pravica dostopa do podatkov: posameznika na njegovo zahtevo seznanimo, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki in kadar to drži, posredujemo naslednje informacije:
vrste osebnih podatkov;

• kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki;
• roki hrambe;
• obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki ali obstoj pravice do ugovora k taki obdelavi;
• pravica do vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu;
• kadar osebni podatki niso zbrani od posameznika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;
• obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika.

Na podlagi zahteve Mercator izdela kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo in jih posreduje posamezniku.

c) Pravica do popravka: Posameznik lahko kadarkoli zahteva, da Mercator popravi netočne podatke ali dopolni nepopolne podatke, ki se nanašajo nanj.

d) Pravica do izbrisa podatkov (t. i. pravica do pozabe): Posameznik lahko zahteva, da se njegovi osebni podatki izbrišejo v naslednjih primerih:

• osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
• posameznik prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
• posameznik obdelavi osebnih podatkov ugovarja, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;
• osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
• osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravom.

e) Pravica do omejitve obdelave: Posameznik lahko zahteva, da se obdelava podatkov, ki se nanašajo nanj omeji, kadar:

• podatki niso točni,
• je obdelava nezakonita, pa posameznik ne želi, da podatke izbrišemo,
• Mercator podatkov ne potrebuje več za namene obdelav, vendar jih potrebuje posameznik za uveljavljanje, izvajanje ali nasprotovanje pravnim zahtevkom,
• je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo.

f) Pravica do prenosljivosti podatkov: Posameznik lahko zahteva izpis podatkov, ki jih je posredoval Mercatorju, pri čemer obdelava teh podatkov temelji na podlagi privolitve in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Izpis podatkov bo pripravljen v strojno berljivem formatu.

g) Pravica do pritožbe: Posameznik lahko vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo nezakonito ali če meni, da so mu bile kršene pravice varstva osebnih podatkov, prav tako pa se lahko obrne tudi na pristojno sodišče.

7. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Posameznik lahko morebitno pritožbo v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov pošlje na elektronski naslov info@mercator.si ali po pošti na naslov: Poslovni sistem Mercator, d.d., Kontaktni center Mercator, Dunajska cesta 103, 1000 Ljubljana.

Prav tako ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico, da vloži pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim krši veljavno zakonodajo.

8. Veljavnost politike

Ta politika je objavljena na spletni strani https://www.mercator.si/projekti/lumpi-natecaj/obrazec/ in začne veljati dne 20.4.2021.

V Ljubljani, 20.4.2021

POSLOVNI SISTEM MERCATOR, d.d.